Kort referat fra beboermøte 9. mai 2017

Ny søppelordning

Tilbud på nedgravde containere kom styret i hende rett før møtet, så man hadde ikke klart å vurdere tilbudene, men de lå i størrelsesorden 3-3,8 mill kroner for 24 nedgravde containere fordelt på 4 forskjellige punkter i borettslaget. Det vil bli sortering av plast, matavfall, restavfall, papir (samt glass/metall som i dag) Punktene vil inneholde ulikt antall containere alt etter hvor mange som sogner til punktet.

Punktene er godkjent av Bærum Kommune, og ligger

• mellom garasjerekkene, og gangvei til nr 15 og 17.
• Ved dagens komposthus/søppelhus bak nr 11
• Mellom garasjerekke og tørkestativ bak nr 7
• Ut mot veien mellom nr 1 og 3.

Målet er at alt skal være ferdig til bruk innen 1.september.

Info om finansieringen i borettslaget

Styret holdt en kort presentasjon rundt hvordan borettslaget blir finansiert. Det er vi selv, beboerne, gjennom husleie, som gir borettslaget sine penger.
Vi får hverken subsidier, eller andre tilskudd, utenfra.
Dette fører til at styret må prioritere hva borettslaget skal dekke av utgifter.

Hva skal vaktmester benytte tiden sin til?

Styret ga en kort presentasjon omkring endringer i samfunnet, samt krav rundt oss, som endrer hva borettslaget trenger vår vaktmester til.
Dagens vaktmesterinstruks ble gjennomgått, og man viste til at forskjellige punkter måtte få annen ordlyd, og innhold, når man reviderte den i løpet av 2017.
Styret viste vaktmesters timeregistrering/timestatistikk for denne vinteren.

Deler av oppgavene vil bli borte, samt det er usikkerhet rundt hva ny søppelordning genererer av nye oppgaver. I forhold til årets timeregistrering for vaktmester, så kan man ved litt omstrukturering og endring av timeprioritering, samt oppgaver som blir borte, risikere at 41% av oppgavene det er benyttet tid til nå blir borte neste sesong.
Styret ba derfor om innspill på hva beboerne kunne tenke seg at vaktmester skulle bruke sin, eventuelt, ledige tid til.
Beboere spurte om det var mulig å endre vaktmesterstillingen til deltidsstilling. Styret svarte at dette var utelukket, og at man ønsket å fylle 100% stilling med oppgaver.

Følgende forslag kom fram:

• Utarbeide nye sykkelparkeringer
• Vaktmester er en god snekker. Det kom derfor også ønske om at blokkene kunne trenge enkle sykkelskur/barnevognplasser
• Flere kunne også tenke seg hjelp i leilighetene privat mot betaling til borettslaget. Dette vil jo også generere inntekter til borettslaget, da det i slike tilfeller må utarbeides en timepris beboerne må betale for vaktmesters tjenester. Muligheten finnes også i dag, men er ikke benyttet. (ABBL sin representant viste til at dette ikke måtte bli for omfattende, da man kunne komme i konflikt med mva-loven.)
• Oppmerking av parkeringsplasser og bedre nummerering
• Male oppgangene innvendig

Til slutt ble det ytret ønske om å få utlevert vaktmesterinstruksen, slik at man hadde bedre forståelse for hvilke oppgaver som ble omfattet i dag. Vaktmesterinstruksen er derfor vedlagt dette referat.

I og med at instruksen for vaktmester ikke vil endres med en gang, setter styret pris på å få innspill på aktuelle vaktmesteroppgaver utover sommeren. Styret vil da vurdere hva som kan være aktuelt å gå videre med.

Eventuelt

• Noen beboere var ikke fornøyde med renholdet av borettslagets oppganger. Styret ønsker tilbakemelding hvis jobben ikke gjøres tilfredsstillende, slik at styret kan videresende klagene til firmaet. Utgangspunktet er renhold med mopp etter gitte standarder
• Ordningen med blokktillitsvalgte er ønsket revitalisert. Dette har styret arbeidet med gjennom året, men det er svært vanskelig å få folk til å stille. Styret oppfordrer derfor de som klager mest på at ordningen ikke fungerer tilfredsstillende til å stille til valg som representanter, slik at man kan få fart i ordningen igjen.
• Parkeringsutfordringer i borettslaget. Ønske om at flere av garasjene skulle benyttes til hva de er byget for: Parkering for kjøretøy. Altfor mange garasjer benyttes kun til lager. Styret jobber med saken, men utfordringen er at Garasjelagene er egne enheter som styret ikke har kontroll over. Styret oppfordrer alle garasjelagene til å ta ansvar på dette framover.

Møtet ble hevet ca 22.00

Christer Rinnan Aafloen

referent

styret@hoslemarka.no – www.hoslemarka.no

 

Vedlegg til referatet

ARBEIDSINSTRUKS for Vaktmester i A/L Hoslemarka Borettslag.

1. Vaktmesteren skal til enhver tid føre tilsyn med og på borettslagets vegne påse at borettshaverne retter seg etter gjeldende husleiekontrakt, husordensregler og styrets og generalforsamlingens vedtak.

2. Vaktmesteren skal uten opphold melde fra til styret eller til forretningsfører om forhold og forseelser som rammes av ovennevnte forskrifter og som han selv ikke kan bringe til opphør.

3. Vaktmesteren skal hjelpe borettshaverne når de har behov for øyeblikkelig hjelp til å rette feil ved borettslagets anlegg og innretninger.

4. Vaktmesteren skal i den utstrekning han finner det rimelig være borettshaverne behjelpelig med skifting av kraner, sikringer, pakninger, stake vasker ol. Mot vanlig godtgjørelse etter gjeldende normer.

5. Vaktmester skal foreta eventuelt vedlikehold og oppgraderinger etter styrets nærmere beskrivelser.

6. Vaktmester skal hjelpe til å følge opp prosjekter og arbeider som utføres i borettslaget og være kontaktperson på dagen for ulike leverandører.

7. Daglig rutiner for vaktmester:
   1. foreta en rask inspeksjon gjennom borettslagets kjellere og søppelrom hver morgen
   2. gjøre utvendig inspeksjon hver ettermiddag
   3. gjøre forefallende arbeid slik som å skifte utvendige lamper, sikringer, pakninger og kraner, stake vasker og lignende når dette gjelder fellesanleggene.

8. Løpende rutiner for vaktmester:
   1. påse at søppel, aske og annet avfall kommer i de dertil bestemte beholdere
   2. påse at utvendige søppelkasser blir tømt så ofte det er nødvendig
   3. rengjøre søppelsjaktene samt tak og vegger i vaskeriene så ofte det er nødvendig, enten selv, ved dugnad eller få arbeidet besørget utført for borettslagets regning, etter samråd med styret.
   4. holde vaskeriene i orden
   5. sørge for at området rundt gjenvinningsanlegget er ryddig, og bestille tømming ved behov
   6. holde komposthuset, vaktmestergarasje og kontor ryddige
   7. støvsuge kjellergangene samt fellesrommene så ofte det er nødvendig
   8. rengjøre takene og inngangene med sluk, takrenner og utvendig passasje på takene for snø, is, løv m.v., enten selv eller få arbeidet besørget utført for borettslagets regning, etter samråd med styret,
   9. påse at dører og kjellervinduer blir holdt lukket når det er kaldt væ
   10. holde gardsplassen og hageanlegget i orden, klippe plener og hekker, gjødsle og når det er nødvendig, vanne bruksplenene og sørge for at gress rundt bord og benker holdes nede
   11. feie og holde parkeringsplassene i orden
   12. vedlikeholde borettslagets gjerder, rekkverk og tø
   13. Ved dugnadsarbeid skal vaktmesteren stille redskap til disposisjon samt være behjelpelig med eventuell bortkjøring ol.
   14. Om vinteren skal vaktmesteren måke snø frem til hver inngang, foran garasjene, ved parkeringsplassene, samt strø på forskriftsmessig måte, også på stikkveiene, samt holde trappeavsatsene frie for is. Ved snøsmelting skal vaktmesteren være behjelpelig med å spre utover de sammenpakkede snøhauger etter må

9. Strøm skal leses av en gang pr. måned

10. Vaktmesteren skal en gang i måneden sende inn rapport til styret om ekstraarbeider han har utført for borettslaget, utenom den daglige rutine.

11. Vaktmesteren skal føre daglig rapportering på utførte arbeidsoppgaver (dagbok/ukeplan). Styret har anledning til å be om utfyllende dokumentasjon på arbeider som er utført eller bør utføres.

12. All overtid må avtales og godkjennes med styrets leder eller et styremedlem.

13. Vaktmesteren må påse at HMS-dokumentasjonen blir fulgt opp med tanke på å oppdatere for nye arbeidssituasjoner og fysiske omgivelser som bør omtales i denne.